Viele stolpern das erste Mal über den Begriff „Eintragungsbekanntmachung“, wenn sie ein Unternehmen gründen oder Änderungen im Handelsregister beantragen. Plötzlich liegt ein Schreiben im Briefkasten, das offiziell wirkt und nach Bürokratie riecht. Vielleicht steht da etwas von Veröffentlichung, Eintragung oder Frist. Aber was genau bedeutet das eigentlich? Und worauf sollte man achten, wenn eine Eintragungsbekanntmachung im Raum steht?
In diesem Artikel schauen wir uns das Thema in Ruhe an. Ohne Paragraphendschungel, aber mit dem nötigen Hintergrundwissen, so, dass Sie am Ende genau wissen, was eine Eintragungsbekanntmachung ist, wann sie passiert und warum sie wichtig ist.
Das Wichtigste zuerst
- Eine Eintragungsbekanntmachung informiert öffentlich über Änderungen oder neue Eintragungen im Handelsregister.
- Sie dient der Transparenz und dem Schutz von Geschäftspartnern, Gläubigern und Kunden.
- Nicht jedes Schreiben mit diesem Begriff ist echt, manche sind reine Abzocke.
Was genau ist eine Eintragungsbekanntmachung?
Der Begriff klingt trocken, ist aber schnell erklärt. Eine Eintragungsbekanntmachung ist im Grunde nichts anderes als eine öffentliche Mitteilung darüber, dass eine bestimmte Information im Handelsregister eingetragen wurde.
Das Handelsregister ist so etwas wie das offizielle „Adressbuch“ für Unternehmen in Deutschland. Hier stehen alle wichtigen Angaben, zum Beispiel wer das Unternehmen führt, wo es seinen Sitz hat oder ob sich rechtlich etwas geändert hat.
Wenn also jemand eine GmbH gründet, einen neuen Geschäftsführer einsetzt oder eine Adresse ändert, wird das im Handelsregister eingetragen. Damit jeder, vom Geschäftspartner bis zum Lieferanten, davon erfährt, wird diese Eintragung bekannt gemacht. Und genau das ist die Eintragungsbekanntmachung.
Warum gibt es überhaupt eine Eintragungsbekanntmachung?
Transparenz und Vertrauen
Das deutsche Handelsrecht legt großen Wert auf Offenheit. Geschäftspartner sollen sich darauf verlassen können, dass sie wissen, mit wem sie es zu tun haben. Wenn also ein Unternehmen einen neuen Geschäftsführer bekommt, dann ist das für Außenstehende relevant. Die Eintragungsbekanntmachung sorgt dafür, dass solche Änderungen niemandem verborgen bleiben.
Man könnte sagen: Sie ist das Pendant zu einem öffentlichen Aushang, nur eben digital, im sogenannten Gemeinsamen Registerportal der Länder (www.handelsregister.de) oder auf www.handelsregisterbekanntmachungen.de. Dort kann jeder kostenlos nachsehen, ob eine Firma neu gegründet oder geändert wurde.
Schutz vor Täuschung
Zugleich schützt die Eintragungsbekanntmachung vor Missbrauch. Denn Eintragungen im Handelsregister gelten erst dann als „offiziell“, wenn sie auch bekannt gemacht wurden. Erst ab diesem Moment entfalten sie ihre rechtliche Wirkung. So wird verhindert, dass jemand eine Eintragung heimlich oder ohne Information der Öffentlichkeit nutzt.
Wie läuft eine Eintragungsbekanntmachung ab?
Schritt für Schritt erklärt
- Anmeldung beim Registergericht:
Wenn eine Gesellschaft gegründet, verändert oder gelöscht wird, meldet der Notar diese Information beim zuständigen Amtsgericht (Registergericht) an. - Eintragung ins Handelsregister:
Das Gericht prüft die Unterlagen und trägt die Information ein. - Bekanntmachung:
Danach wird die Eintragung elektronisch veröffentlicht, das ist die eigentliche Eintragungsbekanntmachung. Sie enthält meist den Namen der Firma, die Registernummer, den Sitz und eine kurze Beschreibung der Änderung. - Öffentliche Einsicht:
Jeder kann diese Bekanntmachung online abrufen. Es entstehen keine Kosten, und die Veröffentlichung erfolgt automatisch durch das Registergericht.
Achtung: Nicht jedes Schreiben ist echt
Viele Gründer berichten, dass sie kurz nach der ersten Handelsregistereintragung plötzlich Briefe oder Rechnungen bekommen. Oft steht oben fettgedruckt „Eintragungsbekanntmachung“ oder „Registereintrag“. Manche Schreiben wirken täuschend echt, mit offiziellen Siegeln oder Paragrafenangaben.
Hier gilt: Misstrauen ist angebracht.
Echte Eintragungsbekanntmachungen werden ausschließlich über das offizielle Registerportal veröffentlicht, niemals per Post gegen Gebühr. Wenn Sie also eine Rechnung über 200 oder 300 Euro erhalten, in der von einer „Veröffentlichungsgebühr“ die Rede ist, handelt es sich höchstwahrscheinlich um ein Fake-Schreiben.
Diese Firmen nutzen gezielt den Moment nach der Eintragung, um Unternehmer zu verunsichern. Die Briefe sehen seriös aus, enthalten juristische Fachbegriffe und fordern zur Zahlung auf. Tatsächlich steckt aber kein Amt dahinter.
Ein einfacher Tipp hilft: Überprüfen Sie den Absender und vergleichen Sie ihn mit dem offiziellen Registerportal. Wenn der Brief nicht vom Amtsgericht oder vom Registergericht kommt, dann gehört er in den Papierkorb, nicht in die Buchhaltung.
Welche Informationen stehen in einer echten Eintragungsbekanntmachung?
Eine echte Eintragungsbekanntmachung ist knapp und sachlich. Sie enthält:
- den Namen und Sitz des Unternehmens
- die Handelsregisternummer
- die Art der Eintragung (z. B. Neugründung, Geschäftsführerwechsel, Sitzverlegung)
- das zuständige Registergericht
- das Datum der Veröffentlichung
Beispiel:
„Amtsgericht München, HRB 123456. Neueintragung vom 01.09.2025. Muster GmbH, München. Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Geschäftsführer: Max Mustermann, München.“
Mehr nicht. Keine Zahlungsaufforderung, keine Kontonummer, keine Fristen.
Was tun, wenn man eine falsche Eintragungsbekanntmachung erhält?
Ruhe bewahren und prüfen
Viele lassen sich durch den offiziellen Ton verunsichern. Doch wer ruhig bleibt, kann die Echtheit schnell überprüfen.
- Prüfen Sie, ob das Schreiben eine Zahlungsaufforderung enthält.
- Schauen Sie nach, ob der Absender ein amtliches Gericht oder eine Behörde ist.
- Suchen Sie Ihre Eintragung auf www.handelsregisterbekanntmachungen.de. Wenn dort alles korrekt steht, ist alles erledigt, weitere Kosten entstehen nicht.
Wenn Sie unsicher sind, können Sie das Schreiben auch an Ihren Steuerberater oder Anwalt weiterleiten. Diese kennen die Masche und können sofort sagen, ob es sich um Betrug handelt.
Beispiele aus der Praxis
Ich erinnere mich an einen Gründer, der mir einmal ein Schreiben zeigte, das fast wie ein offizielles Dokument aussah. Oben stand „Zentrale Eintragungsbekanntmachung Deutschland“. Dazu eine Rechnung über 287 Euro für eine angebliche Veröffentlichung. Erst auf den zweiten Blick fiel auf: Die Domain-Adresse endete nicht auf „.de“, sondern auf „.com“. Eine typische Betrugsmasche.
Ein anderes Beispiel: Eine kleine GmbH bekam kurz nach ihrer Eintragung zwei Briefe, einen echten vom Registergericht, einen gefälschten von einem sogenannten „Registerverlag“. Der echte enthielt keine Zahlungsaufforderung, der gefälschte schon. Zum Glück wurde der Unterschied erkannt, bevor Geld floss.
Solche Fälle zeigen: Ein bisschen Skepsis schützt vor teuren Fehlern.
Warum die Eintragungsbekanntmachung dennoch sinnvoll ist
Auch wenn sie bürokratisch klingt, erfüllt die Eintragungsbekanntmachung einen wichtigen Zweck. Sie sorgt für Verlässlichkeit im Geschäftsverkehr. Jeder kann nachprüfen, ob eine Firma tatsächlich existiert, wer sie führt oder ob es rechtliche Veränderungen gab.
Gerade in Zeiten, in denen Geschäfte oft digital und anonym ablaufen, ist das ein entscheidender Punkt. Die öffentliche Bekanntmachung schafft Vertrauen. Man weiß, mit wem man es zu tun hat, und das stärkt den fairen Wettbewerb.
Was Sie konkret davon haben
Wer versteht, wie das System funktioniert, spart Zeit, Geld und Nerven. Wenn Sie wissen, dass echte Eintragungsbekanntmachungen immer kostenlos und digital sind, tappen Sie nicht in die Kostenfalle. Außerdem können Sie aktiv von der Transparenz profitieren: Geschäftspartner oder Banken sehen, dass Ihr Unternehmen offiziell eingetragen ist, ein Pluspunkt in jeder Verhandlung.
Und nicht zuletzt schafft das Wissen Sicherheit. Sie wissen, was seriös ist und was nicht. Dieses Vertrauen in die eigenen Entscheidungen ist im Geschäftsalltag oft mehr wert als jedes Formular.
Fazit: Eintragungsbekanntmachung, unscheinbar, aber wichtig
Eine Eintragungsbekanntmachung ist kein bürokratisches Schreckgespenst, sondern ein wichtiges Instrument für Transparenz und Rechtssicherheit. Sie informiert die Öffentlichkeit über neue Eintragungen im Handelsregister, kostenlos, offiziell und digital.
Wichtig ist nur, sich von gefälschten Schreiben nicht einschüchtern zu lassen. Wer den Unterschied kennt, fällt nicht auf Betrugsversuche herein. Und am Ende zeigt sich: Ein bisschen Wissen über die Abläufe hinter den Formularen hilft, den Überblick zu behalten, und mit Gelassenheit durchs Unternehmerleben zu gehen.